Offerte automatisering advocatenkantoor

Netherlabs computer consulting 12 april 1996

¹Donkerstraat 9a, 2611 TE Delft, 015-2133685

Inhoudsopgave

1	Offerte	2
	1.1 Tekstverwerker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	2
	1.2 Netwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	2
	1.3 Faxen vanaf iedere computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	3
	1.4 Laserprinters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	3
	1.5 CDROM door het hele pand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	3
	1.6 Centrale bestandenopslag voor het hele pand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	3
	1.7 Centrale agenda en telefoonklapper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	3
	1.8 Externe toegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	4
	1.9 Computers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	4
	1.10 Begeleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	4
2	Leveringsvoorwaarden	5
3	Kosten	6
4	Verdere uitwerkingen verantwoording	7
	4.1 Computer.........................................	7
	4.1.1 MS Windows 95 .................................	8
	4.1.2 MS Word .....................................	8
	4.1.3 MS Excel .....................................	8
	4.1.4 Powerpoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	8
	4.1.5 Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	8
	4.2 Faxserver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	8
	4.3 CDROM-writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	8
	4.4 Netwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	9
	4.5 Tekstverwerker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	9
	4.6 Externe toegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .	9

Hoofdstuk 1 Offerte

U sprak de volgende wensen uit:

• moderne tekstverwerker

netwerk

faxen vanaf iedere computer laserprinters bruikbaar op alle computers

• CDROM voor het hele pand

centrale opslag van databestanden

* centrale agenda en adressenboek

externe toegang vanaf huis

begeleiding

Hierna behandelen we deze onderdelen beknopt. In hoofdstuk 4 vindt u verdere technische details en verantwoording.

1.1 Tekstverwerker

Als tekstverwerker raden wij POS Word 9S aan. Het verschil tussen Word en Wordperfect is klein, wij schatten de toekomst van Word hoger in gezien de problemen waarin Wordperfect Corp zich bevindt. De overstap van uw oude WP naar de nieuwe WP is even moeilijk als de overstap naar Word.

1.2 Netwerk

Gekozen is voor een Novell netwerk. Dit is het best ondersteunde netwerk op dit moment. Helaas is het ook een van de duurdere. Goedkopere oplossingen zijn ook mogelijk, helaas verdwijnt daarmee ook een hoop van de functionaliteit. Het verschil in geld is die moeite niet waard.

Het aanleggen van het netwerk is geen sinecure; u werkt in een statig oud pand zonder kabelgoten of andere moderne infrastructuur. Nu hebben wij ervaring hiermee maar het is zeker dat het een flinke klus is.

De bedrading wordt zoveel mogelijk uit het zicht gemonteerd. De draden zijn wel zichtbaar langs plinten of muren. Indien gewenst kan tegen meerprijs zwart draad gebruikt worden wat aanzienlijk minder opvalt.

HOOFDSTUK 1. OFFERTE 3

1.3 Faxen vanaf iedere computer

Hiervoor raden wij de FaxPress 1500 van Castelle aan. Dit apparaat kan alles wat een mens ooit zou willen met een fax, inclusief koppeling aan e-mail. Tevens door een programmeur wijzigbaar voor eigen toepassingen. Een voorbeeld hiervan is een geautomatiseerde mailinglist naar alle (relevante) cliënten.

De bediening is volkomen transparant en zal geen problemen opleveren. "Wie kan printen, kan faxen" is het motto.

Dit apparaat is erg duur maar een alternatief is er niet. Overigens is hij voor meer bruikbaar, zie bij "Laserprinters".

1.4 Laserprinters

Uw oude laserprinter blijft bestaan, Nashua levert de andere. De FaxPress kan ook dienen als een printerserver waardoor een tweede laserprinter elders in het pand geplaatst kan worden. Deze printers zijn beschikbaar vanaf het hele pand, en tevens vanaf thuis.

1.5 CDROM door het hele pand

De meest directe oplossing, een multi-cdspeler in de grote servercomputer, is niet verstandig. Dit is buitensporig duur en vergt veel administratie. Tevens zijn normale Cd-romspelers tegenwoordig dusdanig goedkoop dat het zeer haalbaar is iedere computer ermee uit te rusten.

Een cd-kopieerapparaat maakt het geheel compleet. Zo krijgt iedereen z'n eigen cd, indien nodig. Dit apparaat is tevens extreem geschikt als backup-medium. De houdbaarheid van een cd wordt (conservatief) geschat op rond de 50 jaar, wat geen ander elektronisch medium kan evenaren. Tevens het goedkoopst per megabyte.

Voor de computers zelf is een Sanyo 6-speed Cd-romspeler gekozen wat op dit moment de snelst beschikbare drive is, tegen een mooie prijs. De CDROM-writer is een Philips CDD-2000.

1.6 Centrale bestandenopslag voor het hele pand

Een eenvoudige server volstaat aangezien de computers zelf een kopie van de software bewaren. De server bevat een master-installatie die alle andere computers overnemen. Latere aanpassingen hoeven daarom alleen op de server uitgevoerd te worden, de andere computers kunnen die dan simpel overnemen.

Doordat de computers lokaal een harde schijf hebben is de snelheid van het netwerk bijzonder hoog. Deze hybride oplossing combineert snelheid en beheerbaarheid.

Op de server staan wel alle zaken die op dat moment in behandeling zijn, het centrale telefoonboek en wat verder nog interessant lijkt. Een voorbeeld zou kunnen zijn het telefoonboek van heel Nederland.

1.7 Centrale agenda en telefoonklapper

We hebben een intensieve studie afgerond naar de mogelijkheden hiertoe. Die blijken er te zijn maar vragen wel een volledige overschakeling om praktisch te zijn, ervaring wijst uit dat voor een klein tot middelgroot bedrijf een papieren agenda veruit superieur is.

Een centrale telefoonklapper is wel heel nuttig en die is er in de vorm van MS Access, zie daarvoor hoofdstuk 4.

HOOFDSTUK 1. OFFERTE 4

1.8 Externe toegang

PcAnywhere is reeds een tiental jaren marktleider in dit gebied. Hiermee is vanaf thuis zo goed als alles mogelijk. Printen, faxen sturen, werken onder Windows, alles kan.

Voor beide computers thuis dient een snel modem aangeschaft te worden, voor op kantoor ook twee. Hier is nog geen keuze voor het merk gemaakt aangezien vrijwel alles goed werkt en ook ongeveer evenveel kost. Tevens is het met deze modems bijzonder eenvoudig om vanaf thuis faxen te sturen en te ontvangen. Indien gewenst kan een modem gekozen worden met gratis een maand internet, misschien leuk.

1.9 Computers

Voor de computers hebben we na enige omzwervingen gekozen voor een bijzonder mooi aanbod van het gerenommeerde bedrijf Gateway 2000. Dit bedrijf combineert goede service en een goede naam met een aantrekkelijk geprijsde offerte, flink onder hun reguliere prijs.

Hier de relevante gegevens, voor details zie bijlage.

11 x Pentium 75 "Gateway 2000 P5-75" 16 megabyte geheugen

1.2 gigabyte HD

15" kwaliteitsmonitor, stralingsarm 6-speed Cd-romspeler Kwaliteitstoetsenbord met mechanische klik MS Word, Excel, Powerpoint en Access.

Wat houdt dit in? Een zeer snelle computer met voldoende geheugen om alles de komende jaren aan te kunnen. Eenvoudig te voorzien van meer geheugen of een snellere processor ("Intel verified: upgradable").

Tevens is de harde schijf van een zeer ruim formaat.

De monitor heeft een 15 inch scherm, wat zich laat vertalen naar "lekker groot". Dit type scherm kan een bijzonder hoge resolutie aan wat het werkgenot onder Windows zeer tegemoetkomt.

De bijgeleverde software omvat een tekstverwerker, een programma om presentaties mee te maken (sheets), een spreadsheet en een krachtige database. Dit is allemaal state-of-the-art software. Zij leveren 3 jaar klantenservice aan huis, binnen 16 uur is de computer gerepareerd. Tevens heb ik met hun de afspraak dat wij ook de computers mogen onderhouden en openmaken zonder dat de garantie vervalt.

1.10 Begeleiding

Onze functie hierin bestaat uit de volgende punten: • Aanschaf van hard- en software

• Installatie en in bedrijfsgerede toestand brengen • Onderwijzen van het personeel door

- cursusmateriaal aan te schaffen;

- persoonlijk onderricht te verschaffen;

- voor bepaalde tijd telefonisch beschikbaar te zijn voor vragen.

• Garant staan voor de werking van alle hard- en software

• Dienen als tussenpersoon bij problemen

Hoofdstuk 2 Leveringsvoorwaarden

Installatie wordt volledig werkend afgeleverd. Onder werkend verstaan wij dat de computer alle oude software draaiende heeft en alles doet wat in deze offerte besproken wordt. Slechts dan wordt tot betaling van de consultancy fee overgegaan. De hardware betaalt u zelf direct aan de leverancier.

Indien hier een verschil van mening hierover bestaat zal een externe en expert een oordeel vellen.

Tevens willen wij, voor uw en onze gemoedsrust, een termijn afspreken waarbinnen het gehele netwerk aangelegd is en alle computers staan. Voor het netwerk moet hierbij aan drie weken gedacht worden. Dit kan ook veel korter uitvallen maar dit is niet te voorspellen. Veel hangt af van de situatie op microniveau (hoe dik zijn de muren, hoe broos is het materiaal etcetera).

De installatie van de computers zal op z'n hoogst in een week in beslag nemen. Wij verwachten dat dit in werkelijkheid in een lang weekend zal lukken maar dit garanderen wij niet. De periode waarin niet gewerkt kan worden zal per computer niet meer zijn dan een half dagdeel.

Tot een maand na de betaling zijn wij binnen een dag terplekke ingeval van een calamiteit. Hiervoor beschikken wij over twee semafoons. Een reële responstijd is ongeveer drie uur indien wij in Delft zijn.

Tot een jaar na aanschaf verplichten wij ons om telefonisch support te verlenen indien de helpdesks van Gateway en Microsoft tekortschieten.

Zolang de garantie van de apparatuur geldt functioneren wij als tussenpersoon in geval van defect.

Indien gewenst kan deze tekst door u in een meer bindende en sluitende vorm gegoten worden. Wij staan open voor aanvullende voorwaarden.

Hoofdstuk 3 Kosten

Alle prijzen exclusief BTW.

Artikel	Stuksprijs	Aantal	Prijs
Computer, software, operating system	2974	11	35691
Netwerkkaart	100	8	800
FaxPress 1500	5180	1	5180
PC Anywhere 32 bit	395	2	790
Modems	300	4	1200
Novell Netware 4.1 10 user licentie	1895	1	1895
CDROM-writer	2249	1	2249
Aanleg netwerk	5000	1	5000
Consultancy en support	7000	1	7000
Totaal			59805

Na het eerste jaar voortzetting van de on-site service kost per computer 180 gulden, in totaal ongeveer 2000 gulden per jaar.

Indien snel overgegaan wordt tot bestelling is de FaxPress ruwweg 1000 gulden goedkoper, we krijgen dan een ietwat ouder model dat op technisch irrelevante punten anders is.

In deze offerte zitten enkele dagprijzen verwerkt. Onderandere geheugen is in prijs aan het stijgen wegens politieke ontwikkelingen, hetzelfde geldt voor enkele andere onderdelen. Deze prijs is een goede indicatie, maar kan er duizend gulden naast zitten. Indien tot levering overgegaan wordt kan de prijs exact gegeven worden.

Overigens zit hierbij leermateriaal inbegrepen.

Hoofdstuk 4

Verdere uitwerking en verantwoording

Hier vindt u de meer technische details die voor een prijsvergelijking interessant kunnen zijn.

4.1 Computer

De Gateway 2000 P5-75.

• Intel 75MHz Pentium Processor • 16MB EDO RAM

• 3.5" diskdrive

• Sanyo 6-speed Cd-romspeler

• Western Digital 1.2GB EIDE harde schijf • PCI Enhanced IDE controller

• STB Trio 64V+ PCI Local Bus Graphics met 1MB DRAM • 15" Vitron kleurenmonitor

• Desktop model

• Windows 95 toetsenbord (104 toetsen • Microsoft muis

• MS Windows 95 • MS Word 95

• MS Excel 95

• MS Powerpoint 95 • MS Access 95

• Netwerkkaart, BNC Ethernet

Deze hele computer is samengesteld uit A-merken en voorzien van alle software die nodig is om een kantoor te runnen. Tevens geleverd met levenslange gratis telefonische ondersteuning, 3 jaar garantie op onderdelen, 1 jaar on-site binnen 16 uur vervanging en/of reparatie.

Op het toetsenbord en de monitor is niet beknibbeld, onze ervaring wijst uit dat juist deze sluitpost van vitaal belang is voor het werkgenot.

Voor ongeveer 180 gulden per jaar kan deze service nog tot drie jaar verlengd worden. Gateway 2000 is een bedrijf dat nu ongeveer 10 jaar op grote schaal bezig is met kwaliteits computers, de omzet behaalde reeds meerdere miljarden dollars. Reputabele PC Magazines hebben prijzen toegekend voor beste aftersales service, beste hardware en beste dealer.

HOOFDSTUK 4. VERDERE UITWERKING EN VERANTWOORDING

4.1.1 MS Windows 95

Na stevig delibereren is besloten toch voor de nieuwste Windows te gaan. Deze computers zijn speciaal voor dit operating system ontworpen en er zijn, in tegenstelling tot bestaande installaties, dus geen compabiliteitsproblemen. Steeds meer software zal alleen voor Windows 95 uitgebracht worden, ook dit is een belangrijke motivatie.

4.1.2 MS Word

Is al voldoende over gezegd, een goede Nederlandstalige tekstverwerker met mooie mogelijkheden standaardprofielen te gebruiken voor een uniforme presentatie naar buiten.

4.1.3 MS Excel

Bijzonder uitgebreide spreadsheet waarmee de volledige financiële toestand van het bedrijf van dag tot dag zichtbaar gemaakt kan worden. Heeft een goede koppeling met Word zodat tabellen en grafieken makkelijk in documenten opgenomen kunnen worden.

4.1.4 Powerpoint

Voor de mooiste sheets en andere presentaties. Moderne laserprinters kunnen rechtstreeks op sheets afdrukken, anders kan dit via de copier.

4.1.5 Access

Databaseprogramma met wederom mooie koppeling naar Word en Powerpoint (ook voor al uw kerstkaarten & nieuwjaarswensen). Voor dit type software werd enkele jaren geleden nog meer dan duizend gulden neergeteld.

4.2 Faxserver

De Castelle FaxPress 1500, in Nederland geïmporteerd door Ronin, is in staat tot 200 faxen per dag te versturen. Hij doet zich voor als een HP LaserJet printer waardoor alle programma's hem ondersteunen. In tegenstelling tot andere oplossingen is dit apparaat volledig selfsupporting en kan er virtueel niets mis mee gaan. Voor een kantoor zonder eigen systeembeheerder is er nauwelijks een andere optie.

Tevens vervangt hij twee andere apparaten (printservers) die per stuk bijna duizend gulden kosten, deze hadden anders los aangeschaft moeten worden.

Tevens houdt het apparaat tot in detail bij wat er gefaxt wordt en waar naartoe, hetgeen verhelderend kan werken.

4.3 CDROM-writer

De CDROM-writer kan gebruikt worden om kopieën te maken van Cd-rom’s. Dit is praktischer dan een multi-CDROM-speler die schier onbetaalbaar is en flink wat administratie vergt, hetgeen in een kantoor zonder systeembeheerder niet haalbaar is.

Tevens wordt hierdoor het netwerk ontlast en kan de configuratie van het netwerk eenvoudiger gehouden worden.

Goede blanco cd's kosten in de orde van 20 gulden het stuk en zijn dus ook uitmuntend geschikt als backupmedium. Vrijwel onvernietigbaar, grote levensduur.

Gekozen is voor een Philips CDD-2000, de prijzen ontlopen elkaar in deze branche niet veel en Philips staat bekend als een goed bedrijf als het om cd's gaat.