28 336
Raming der voor de Tweede Kamer in 2003
benodigde
uitgaven, alsmede aanwijzing en
raming
van de ontvangsten
Nr. 9
INFORMATISERINGS- EN AUTOMATISERINGSPLAN (BIJLAGE 4)
Goed
geïnformeerd is het halve werk
Plan voor de
vernieuwing van informatisering en automatisering bij deTweede Kamer
Inleiding
Het Presidium
biedt hierbij een geïntegreerd plan aan voor de ontwikkeling van de informatisering
en automatisering bij de Tweede Kamer. Bij de schriftelijke antwoorden op
de Ramingsstukken 2002 op opmerkingen van de
PvdA fractie was dit toegezegd. Het plan omvat twee met elkaar samenhangende
delen, te weten een informatiseringsplan («Naar
een nieuw informatiseringsplan, content») en
de Beleidsvisie Dienst Automatisering 2002–2004. Beide stukken samen beschrijven
in samenhang de beoogde ontwikkelingen op het gebied van informatiebeleid
en automatiseringsbeleid.
Daar waar het
informatiseringsplan in gaat op de functionele
behoefte van informatieontsluiting binnen en buiten de Tweede Kamer, behandelt
de Beleidsvisie DA de beoogde ontwikkelingen op technologisch gebied. Algehele
lijn is dat de techniek de functionele behoefte volgt. Niet de techniek bepaalt
de ontwikkeling, maar dat waar de klant (burger, belangengroep, Kamerlid,
ambtenaar, etc) behoefte aan heeft op het gebied van parlementaire informatievoorziening.
De stukken
bestrijken een periode van drie jaar. Dat lijkt een beperkte periode, maar
de ontwikkelingen op contentmanagement en ICT-technologie ontwikkelen zich in hoog tempo. In
de loop van 2004 zal dan ook een evaluatie van deze plannen moeten plaats
vinden en kan vooruitgekeken worden naar een volgende periode.
Beide plannen
staan in het teken van integratie. Het informatieplan geeft ideeën voor de
integratie van de informatiebronnen waardoor leden en het grote publiek beter,
eenvoudiger en sneller worden geinformeerd. Het
ICT-beleidsplan werkt aan integratie van verschillende
technologieën waaronder telefonie en data. Dit zal de klant straks in staat
stellen binnen de Tweede Kameromgeving flexibel, veilig en snel te werken.
Beide plannen
staan ook in het teken van relevante ontwikkelingen binnen de Rijksdienst
op ICT-gebied. Een duidelijk waarneembare trend
is die van de participerende burger, die vroegtijdig participeert in het
beleidsproces.
De overheid
komt meer in de rol van regisseur. ICT is hier een hulpmiddel.
Websites, e-mailverkeer, maar ook de één-loket-benadering
door middel van call centers ondersteunen het
proces ten volle. Door Internet krijgt de burger (en organisaties) meer en
sneller informatie. Niet zelden is de burger beter geïnformeerd dan de overheid.
Op het terrein
van de elektronische participatie door burgers kan meer gebeuren. Het toegankelijk
maken van overheidsinformatie is een eerste stap, maar het verspreiden van
overheidsinformatie is iets anders dan het voeren van elektronische discussies
op basis van die informatie. Het rapport van de commissie Wallage (In dienst
van de democratie)is primair een advies aan de Regering. De aanbevelingen
op strategisch niveau zijn echter zeer bruikbaar voor de inrichting van de
Tweede Kamer informatieomgeving, zoals het STOI (Strategisch Overleg Informatievoorziening)
reeds adviseerde aan het Presidium. De aanbevelingen van de commissie Wallage
zijn in dat advies «vertaald» naar het parlement.
Meer specifiek
gaat het om positionering naar buiten toe van de contentverantwoordelijkheid
en de communicatiefunctie. De ICT-infrastructuur
blijft een interne randvoorwaarde. In het Beleidsplan DA wordt een ICT-infrastructuur beschreven die in ieder geval voldoet
aan de beleidscriteria voor het rapport Wallage.
Het Rapport
Burger en overheid in de informatiesamenleving – De noodzaak van institutionele
innovatie (Rapport Docters van Leeuwen) ondersteunt
de lijn voor het rapport Wallage. Overheidsinformatie is van en voor iedereen.
Concreet betekent dit dat de toegang van de burger tot de informatiemaatschappij
moet worden gegarandeerd. De toegang van de burger tot proces- en productinformatie moet beschouwd worden
als een grondrecht. Als de overheid dit wil garanderen, dan zal er fors geïnvesteerd
moeten worden in ICT-technologie. Deze investeringen
moeten gericht zijn op het verbeteren van de dienstverlening.
Met betrekking
tot het primaire proces is al een aantal jaren de beweging op gang naar integrale
informatievoorziening. Basis hiervoor is de grondwettelijke plicht om de
burger toegang te geven tot de parlementaire processen, stukken en besluitvorming.
Recent is deze ontwikkeling in een stroomversnelling geraakt door het rapport
Wallage. Het proces van integratie van parlementaire informatie is nog steeds
in beweging. Het informatiseringsplan zet de
mogelijkheden en uitdagingen op een rijtje.
Belangrijk
doel waarnaar gestreefd wordt is het beschikbaar krijgen van alle informatie
en data rond het parlementaire proces op ieder moment, iedere plaats en in
iedere gewenste vorm. Er is voor gekozen om de integraliteit
van de parlementaire bestanden stapsgewijs te realiseren. Alleen op deze
wijze kunnen de relatief complexe projecten op een beheersbare wijze worden
geïmplementeerd. Het realiseren van een optimale samenwerking van applicaties
vraagt een gedegen afweging van de keus voor applicaties en technologie.
De
Beleidsvisie
van de Dienst Automatisering is bedoeld om de hiervoor benodigde infrastructuur
en kantoorautomatisering op optimale wijze te leveren.
Dienst
Informatievoorziening
Naar
een nieuw informatiseringsplan, content
Inleiding
Meer en meer
wordt bij de Kamer een bewust onderscheid gemaakt tussen automatiseren en
informatiseren. Automatisering is het werkveld van de Dienst Automatisering
(DA), informatisering gaat vooral over de «content», de applicaties en systemen
met gegevens betreffende de processen in de Kamer. De verantwoordelijkheid
hiervoor ligt bij de Dienst Informatievoorziening, die uiteraard de verantwoordelijkheid
deelt met de meest in aanmerking komende andere Diensten zoals de Griffie.
De verantwoordelijkheid voor gespecialiseerde interne systemen berust bij
de betrokken afdeling dan wel bij DA. Het betreft hier zaken als een Financieel
Informatiesysteem, een gebouwenbeheerssysteem, beveiligingssystemen, klachtenregistratie
etc. Automatiseringsplan en informatiseringsplan
zijn de twee pijlers waarop het ICT-beleid van
de Kamer rust.
Ten behoeve
van het primaire proces van de Tweede Kamer, te weten wetgeving en controle
op regeringsbeleid, beschikt de Tweede Kamer thans over een vijftal grote
informatiesystemen. Deze systemen zijn deels verouderd dan wel zeer gebruikersonvriendelijk
en de applicaties moeten één voor één geraadpleegd worden en zijn niet onderling
gelinkt. Een deel van de applicaties draait op
een verouderd computerplatform dat niet meer onderhouden wordt en waarvan
de exploitatie niet meer te garanderen is.
Het betreft
de volgende systemen:
1. TWEKIS, het Tweede Kamer Informatiesysteem, een in
eigen beheer ontwikkeld mengsel van convocatiemaker, Kamerstukkenbeheer,
zalenreservering
etc. dat technisch
niet meer onderhoudbaar is;
2. STAR, de
recente vervanger van Document Manager (beter bekend als STAIRS), een zeer
uitgebreid documentatiesysteem met daarin ontsluiting van nagenoeg alle kamerstukken
en Europese documenten alsmede de catalogi van de bibliotheken rond het Binnenhof,
en veel pers- en tijdschriftmateriaal;
3. Globit Dis, met brievenregistratie van de «politieke»
post voor de Kamer en de commissies – verouderd en gebruikersonvriendelijk;
4. Parlando,
een Sdu-systeem dat op de website van de Kamer
full text kamerstukken
en Handelingen bevat sinds 1995, met een beperkte documentaire ontsluiting;
5. De medio
maart 2002 vernieuwde parlementaire intranet-website,
waarvan een deel gebruikt wordt als internet-website,
maar goeddeels zonder weergave van de bovengenoemde applicaties en met veel
handmatig ingevoerde zgn. ongestructureerde gegevens.
Impliciet uitgangspunt
bij het te voeren beleid is de ambtelijke perceptie van de al dan niet expliciet
uitgesproken wensen van enerzijds de Kamerleden en hun medewerkers en anderzijds
de wens het grote publiek beter van informatie te voorzien, op een kostenbewuste
wijze. Lopende het proces dat leidt naar de gewenste verbeteringen zal bijstelling
nodig zijn aan de hand van de signalen vanuit de doelgroepen en op basis
van nieuwe technologische mogelijkheden. Het STOI zal een voorname rol kunnen
spelen in het signaleren van nieuwe wensen bij de doelgroepen en zal een
gesprekspartner zijn bij het evalueren van nieuwe technologie.
Gewenste eindsituatie,
uitgangspunten voor dit informatiseringsplan
en Internationale vergelijking met websites van buitenlandse parlementen
geeft aan dat veel mogelijk is wat in ons land nog niet gerealiseerd is.
Verwezen wordt bijvoorbeeld naar de websites van parlementen in landen als
Ierland (bezoek vooral de website http://www.oireachtas.ie), maar ook o.a.
Canada, IJsland, Zweden, Estland en Luxemburg (te benaderen via de portal
http://wsww.ipu.org). Een vergelijking met de VS gaat mank door de voor ons
land onhaalbare personele en financiële inspanning die men zich aldaar getroost.
Het streven
dat de parlementen van de genoemde landen, maar ook andere parlementen, zich
hebben gesteld en in meer of mindere mate hebben bereikt, is om op één internet-website
– de parlementaire
documenten,
– de processen,
– de actoren (leden en commissies),
– de evenementen
(vergaderingen met agenda en locatie) en
– eindproducten
als wet- en regelgeving,
geïntegreerd
te presenteren op een doorzichtige en voor het grote publiek informatieve
wijze die evenzeer bruikbaar is voor de parlementaire professionals zoals
leden, hun medewerkers, ambtelijk apparaat van de Kamer en de departementen
en de media.
Doelstelling
op termijn van ultimo 2003, uitlopend naar later liggende jaren, is een dergelijke
presentatie ook voor de Kamer te realiseren. Dit stemt overeen met de aanbevelingen
van het Rapport «In dienst van de democratie», rapport van de Commissie Toekomst
Overheidscommunicatie (de commissie Wallage) zoals vertaald door de gezamenlijke
commissie van beide Kamers der Staten-Generaal, het Strategische Overleg Informatievoorziening,
ten behoeve van toepassing door de Kamers. Kort samengevat betekent deze
aanbeveling dat in principe alles wat bij de Kamer bekend is (voor zover
niet van vertrouwelijke aard of auteursrechtelijk beschermd) op internetbeschikbaar
moet worden gesteld, om niet.
Kern van het
nieuwe beleid is:
1. uit te gaan
van uitsluitend systemen die hun rapportages doen in het XML-formaat en XML1 te gebruiken als het middel bij
uitstek om alle applicaties met elkaar «te laten praten» in een éénvormige
presentatie van alle parlementaire zaken en daartoe
2. bij de realisatie
van het presenteren op de website (door middel van zgn. web enabled applicaties) uit te gaan van parlementaire
autonomie, resulteren in de wens
3. alle databases
en applicaties die bijdragen aan de website onder eigen beheer van de Kamer
te brengen (dit komt ook de snelheid ten goede en lijkt kostenbesparing mogelijk
te maken).
4. uit te gaan
van in principe aankoop en aanpassing van systemen «van de plank» en geen
maatwerk te (laten) programmeren. Hiertoe dient de nieuwe website van de
Kamer aanzienlijk uitgebreid te worden met politiek relevante informatie
die automatisch gegenereerd wordt door nieuwe systemen of systemen die aangepast
moeten worden aan presentaties op de website (web enabling)
met gebruikmaking van de XML-standaard voor documentuitwisseling
en -presentatie. De kamerorganisatie dient zich het gebruik van deze standaard
eigen te maken en in de toekomst als eis te stellen aan alle in te voeren
applicaties en de bestaande programmatuur daarop aan te passen dan wel te
vervangen.
Geïnventariseerd
zal worden wat nut en noodzaak zijn van het in eigen beheer nemen van alle
op de parlementaire website te presenteren gegevens. Niet zal worden teruggeschrokken
als dit afbouw op contractuele termijn betekent van overeenkomsten met derden
voor het voorzien in de verzorging van parlementaire gegevens. Hiermee is
reeds een begin gemaakt doordat het Rijk3 eigenaar is geworden van de XML-versie (XML= eXtended Markup Language) van, en systeem van gestandaardiseerde codering
van zgn. platte tekst (ASCII) volgens een open standaard zodat er een scheiding
is tussen tekst (inhoud) en opmaak (vorm), waarbij de vorm bepaald wordt
door in het document te verwijzen naar bestanden met de opmaakgegevens (DTD’s
dan wel zgn. Schema’s). De uitwisseling van teksten tussen verschillende
wordt hierdoor mogelijk. Er hoeft niet meer met één programma (applicatie)
gewerkt te worden maar combinatie van verschillende programma’s wordt mogelijk.
2 Waar nuttig
of (tijdelijk) onvermijdelijk, inclusief hosting
door derden, mits onmerkbaar naadloos in presentatie op onze site en integraal
doorzoekbaar vanaf onze site.
3 In dezen
vertegenwoordigd door de overheidspartners in het zgn. Drukwerkcontract,
te weten de Ministeries van Justitie, van Buitenlandse Zaken en van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en de Tweede en de Eerste Kamer.
alle officiële
publicaties zoals o.a. Kamerstukken, Handelingen en ander
regeringsstukken
die als .pdf-file zijn opgenomen in Parlando.
Het Rijk is reeds doende met de voorbereiding van een wijziging van de Publicatiewet
(en daarmee samenhangende wetten) in die zin dat opname op Internet ook gelden
zal als officiële publicatie van wet- en regelgeving
en dat niet (alleen) het papieren stuk (Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, etc.) als zodanig geldt. De Kamer zal
dit op termijn kunnen volgen door ook de publicatie van Kamerstukken en Handelingen
op deze wijze vorm te geven en elektronisch te laten geschieden en als originele
bron te beschouwen. Het voorstel voor aanpassing van het Reglement van Orde
aan deze mogelijkheid, is reeds in procedure gebracht. Aan behoefte aan eventuele
papieren exemplaren kan dan in eigen beheer worden voorzien.
Het is denkbaar
een beperkte publieke dienstverlening in te stellen voor het tegen kostprijs
leveren van prints van documenten. Het kan aan de markt worden over gelaten
de (niet auteursrechtelijk beschermde) Kamerstukken en Handelingen in gedrukte
vorm, als secundaire bron, al dan niet ter beschikking te stellen in de losse
verkoop en via abonnementen.
Thans is een
aanzienlijk bedrag gemoeid met het laten drukken en als elektronische bestanden
teruggeleverd krijgen van de Kamerstukken en Handelingen. De vraag naar papieren
exemplaren van de Kamerstukken en Handelingen is volgens opgave van de Sdu sterk dalend en zal nog verder wegvallen als het
Internet definitief de primaire bron wordt.
Doorvoering
van deze gedachte zal wijzigingen met zich meebrengen in de werkwijzen van
vooral de Stenografische Dienst en de Griffie. Met name de Griffie zal zich
de vormgeving eigen moeten maken die reeds gemeengoed is voor de Stenografische
Dienst.
Beknopt overzicht
van gewenste informatiesystemen, databases en
andere applicaties;
nieuwe eisen aan systemen.
Essentieel
in dit plan is dat gewerkt gaat worden met bestaande programmatuur die «van
de plank» gekocht wordt maar die natuurlijk dan nog wel (aanzienlijke) inrichting
en uitrusting behoeft om bruikbaar te zijn voor de specifieke behoeften van
de politiek. Afgezien wordt dus van het (doen) ontwikkelen van specifieke
eigen programmatuur. Dit is een trend waarmee wordt voortgeborduurd op wat
in andere parlementen gemeengoed is. Opvallend is overigens dat er veel meer
gelijkenis is tussen parlementen waar ook ter wereld, dan dat er gelijkenis
is met de behoeften van binnenlandse instellingen, zelfs in het openbaar
bestuur.
Evenzeer is
essentieel dat de organisatie om te beginnen zich verzekert van de kennis
en vaardigheden die nodig zijn om te kunnen omgaan met XML. Dat vergt dat strategische doelen worden geïdentificeerd
en dat praktische oplossingen en methodieken worden gevonden en ontwikkeld.
Dit is een
project met hoge prioriteit. Voor het behulpzaam zijn bij het vormen van
beleid op dit gebied wordt reeds externe deskundigheid aangetrokken op tijdelijke
basis.
I.
1. Een procesbeheersingsysteem
annex documenten- en brievenregistratiesysteem
(workflow- en recordmanagement) ter vervanging
van Globit Dis en van delen van TWEKIS. (Daarbij moet worden gegarandeerd dat de overige
delen van TWEKIS niet verloren gaan.)
2. Hiermee
samenhangend en onverbrekelijk verbonden, is een nieuw convocatiesysteem.
3. Ook zal
een zalenreserveringssysteem ter beschikking komen (met mogelijkheid om alles
t.b.v. vergaderingen in één keer te bestellen, zoals restauratieve voorzieningen,
geluid, beamers etc.).
Deze drie nauw
samenhangende wensen zijn voorwaarde voor het buiten gebruik stellen van
de verouderde en kostbaar te onderhouden AS400- computers.
II.
4. Een documentair
ontsluitingssysteem als het recent ingevoerde en nog te verbeteren STAR,
in eigen beheer en raadpleegbaar via de website.
5. Éénvormige
primaire invoer van de Kamerstukken en Handelingen in alle systemen en niet
zoals nu invoer van hetzelfde in zowel Parlando als Twekis
als STAR.
6. Combinatie
van de full text
van Kamerstukken en Handelingen (zoals nu in Parlando) met de zeer complete
documentaire ontsluiting van STAR. Ontsluiting ook van amendementen, die
nu niet opgenomen zijn in STAR.
7. Presentatie
op de website ook van de STAR-gegevens inzake
pers- en tijdschriftartikelen bibliotheken rond
het Binnenhof en Europese documenten.
De projecten
4 t/m 8 hangen nauw met elkaar samen en leveren bij elkaar een nieuw en buitengewoon
krachtig informatiesysteem op, waarvoor de naam PINCET is bedacht: Parlementair
Informatie Centrum Eerste en Tweede kamer.
III.
PINCET kan
nog uitgebreid worden met een ambitieus project waarvan de realisatie zich
over tenminste 6 jaar uitstrekt na de besluitvorming.
8. Het digitaliseren
van alle Handelingen en Kamerstukken sinds 1813. Veel parlementen zijn ons
voorgegaan met een dergelijk project, dat veelal is ingegeven door het feit
dat de papieren exemplaren door milieuredenen op de duur verloren zullen
gaan en dus niet meer raadpleegbaar zijn. Het behoud van dit cultuurgoed
voor wetenschappelijke studiedoeleinden heeft eveneens de aandacht van bijvoorbeeld
de Koninklijke Academie van Wetenschappen en ook de Koninklijke Bibliotheek
is hierbij betrokken. Voor België heeft dit project bijzonder betekenis:
de Belgische parlementaire geschiedenis is vanaf 1813 tot
1830 gemeenschappelijk
met de onze: in die zin sluit het project goed aan bij het lopende project
om de parlementaire stukken van België vanaf 1830 te digitaliseren. Uitvoering
in XML-formaat en het realiseren van een eenvoudige
ontsluiting maken een vorm van raadpleging via PINCET uitvoerbaar als de database
bij de Kamer geplaatst wordt.
IV. Kamerstukken,
Handelingen en eindproducten zoals de Weten
regelgeving
9. De complete
thans geldende wet- en regelgeving wordt nu op
het Kamernetwerk ter beschikking gesteld in de vorm van aansluiting op de
commerciële Algemene Databank Wet- en Regelgeving
van Wolters-Kluwer. Het Rijk heeft inmiddels
besloten zelf alle wet- en regelgeving in een
eigen publiekelijk beschikbare Wettenbank gratis ter beschikking te stellen.
10. Deze Wettenbank
die doorklikmogelijkheden krijgt naar de officiële
publicaties, dient naadloos raadpleegbaar te zijn via de Kamerwebsite, zodat de parlementaire eindproducten
dáár gevonden kunnen worden waar men ze verwacht. Uiteraard moet doorgeklikt
kunnen worden van bijvoorbeeld de PINCET-gegevens
naar de Wettenbank en terug.
11. Oriëntatie
op vervanging van geluidsopslag op banden door digitale audiobestanden, waardoor de mogelijkheid ontstaat
voor een geheel vernieuwde systematiek en werkwijze voor vervaardiging van
de vergaderverslagen (Handelingen en commissievergaderingen). Landen als
België, Finland en Ierland zijn ons hierin voorgegaan. Dit project sluit
aan op het recente besluit dat niet meer gebruik gemaakt wordt van stenografie
maar dat banden uitgewerkt worden.
12. Een nieuw
systeem (tekstverwerker met XML-faciliteiten)
voor het in eigen beheer vervaardigen en op internet publiceren van Handelingen
en Kamerstukken. De uitvoering zal enige menskracht vergen.
V. Overige
informatiesystemen
13. Een volgend
informatiesysteem, dat wellicht om auteursrechtelijke redenen(voorkomen moet
nl. worden dat voor Pers-
en tijdschriftartikelen auteursrecht moet worden betaald wegens herpublicatie op internet. Dit zou zeer kostbaar worden.
De «eigen productie » van de ambtelijke dienst zoals notities en analyses,
kan wel desgewenst op internet getoond worden), alleen
op ons intranet raadpleegbaar zal kunnen zijn (het streven is de inhoud ook
op internet te kunnen presenteren), is de zogenoemde «electronic library» zoals
die nu reeds bestaat. Deze door de Dienst Informatievoorziening dagelijks
actueel gehouden webpagina’s bevatten alles uit de DIV-collectie
of verwijzen daarheen. Deze pagina’s zijn vatbaar voor sterke uitbreiding
en bevatten een schat aan publicatie van derden en samenvattingen gemaakt
in eigen beheer, toegespitst op de parlementaire behoeften. In 2002 wordt
hier een studie naar verricht door een stagiaire bij DIV.
14. Een veelheid
van gegevens die thans door met name de Griffie maar ook door de Diensten
Commissieondersteuning via de e-mail in- en extern
verspreid wordt, kan via zgn. push-technieken
verzonden worden en kan ook op de website gepresenteerd worden zoals ten
dele nu reeds gebeurt. De verwerking op de website kan via XML minder tijdrovend
(nl. niet door handmatige invoer) geschieden.
VI. RYX
Een aantal
informatiesystemen dat nu via het Kamernetwerk benaderd kan worden en informatie
die alleen bij of via het CIP beschikbaar is alsmede een aantal nieuwe kostbare
informatiebronnen komt begin 2002 beschikbaar via een Rijksbreed initiatief,
het Rijksintranet RYX.
15. RYX moet
op het intranet geïmplementeerd worden en het gebruik moet via diverse middelen
bevorderd worden voor zelfgebruik van leden en hun medewerkers. Omgekeerd
verdient het grote voorkeur dat de hele parlementaire internetsite raadpleegbaar
wordt op RYX, met name ten behoeve van de ambtenaren
die op hun werkplek geen beschikking hebben over internet.
16. Er moet
geleerd worden creatief om te gaan met de krachtige zoek-
en attenderingsmethoden van zowel onze nieuwe
website als van RYX, om «de klant» zelf in staat
te stellen de gewenste gegevens op te sporen of te bestellen. Dit punt vergt
veel aandacht, omdat het de leden en hun medewerkers in staat stelt veel
doelmatiger te werken en omdat het het CIP ontlast
van veel eenvoudig zoekwerk en dus capaciteit vrijmaakt voor beantwoording
van complexere vragen. RYX bevat o.a. de ANP-telex,
krantenbestanden, Europmaat, een reiswijzer,
de wettenbank etc.
17. Op RYX
zal een applicatie beschikbaar komen voor registratie van toezeggingen etc.
aan het parlement. Ook voor de Kamers zal deze applicatie bruikbaar kunnen
zijn. Studie hiernaar wordt binnen de Rijksoverheid verricht.
18. Op de website
dienen ook doorklikbaar gegevens te vinden te
zijn zoals samenstelling van commissie, fracties, curricula vitae van (oud)leden,
adressen etc. Waar mogelijk dienen deze gegevens automatisch vanuit applicaties
doorgegeven te worden
VII. Publieksgerichte
systemen
19. Audio- en videostreaming,
oftewel Beeld en Geluid op de site, zowel life
als archief. Zowel van de plenaire vergadering als van de commissievergaderingen
in de drie grote commissiezalen. Bij voorkeur met duiding (wie spreekt en
waar gaat het over?). De voorziening met archiefbeelden vergt ontwikkeling
van een fijnmazige programmatuur voor het terugvinden van de passage waar
men naar op zoek is. Voorbeelden uit buitenlandse parlementen tonen aan dat
moeilijk goed aan deze eis voldaan kan worden.
20. Een mogelijk
alternatief is wellicht te vinden in TV-uitzendingen.
Deze mogelijkheid gaat deze planvorming enigszins te buiten.
21. Interactief
gebruik van de website. Denkbaar is het houden van elektronische hoorzittingen
openstellen van commentaarsites, mogelijk maken van chassis etc. Technisch
is hier geen belemmering voor; de personele en organisatorische problemen
zijn echter aanzienlijk en moeten afgewogen worden tegen het betrekkelijke
nut in vergelijking met traditionele vormen van interactieve beleidsvorming.
22. De Kamer
dient alert te blijven op de ontwikkeling van een UMTS-website
zodra de techniek zover is en indien gebruik hiervan een even hoge vlucht
neemt als in Japan het geval is.
VIII. Intern
gerichte projecten
23. Noodzakelijk
dan wel nuttig is een aantal kleinere applicaties zoals een vraagvolgsysteem, een toezeggingenregistratie (als
niet besloten wordt tot het RYX-systeem
(punt 16) en het massa-scannen voor zowel de brievenregistratie
als de pers- en tijdschriftdocumentatie.
24. Ten behoeve
van het Duurzaam Elektronisch Archief zal er óf een aparte applicatie moeten
komen óf het documentbeheersingssysteem (zie
project 1) zou hierin adequaat moeten voorzien.
Bij dit alles
blijft natuurlijk de e-mail-voorziening en de
gebruikelijke aansluiting op internet alsmede alle gebruikelijke kantoorautomatisering
zoals tekstverwerker, rekenprogramma etc.
Prioriteiten
Gelijktijdige
invoer van alle of de meeste van de bovengenoemde informatiesystemen is ondenkbaar.
De middelen ontbreken ervoor en de opnamecapaciteit van de organisatie (en
de haalbaarheid van verdere veranderingen van werkwijzen) is al danig op
de proef gesteld door de recente reorganisaties, de invoering van nieuwe
programmatuur als STAR en de nieuwe website. Dus moeten er prioriteiten gesteld
worden. In hoog tempo zal de Kamerorganisatie zich
moeten oriënteren op de «architectonische» mogelijkheden die XML biedt en
zal de organisatie moeten worden doordrongen van het belang van en de vaardigheid
in gebruik van XML. Dit proces is begin 2002
reeds opgestart. Er zal wordt doorslaggevende strategische betekenis aan
toegekend. (Project
nul). Voor dit project
zal externe expertise moeten worden ingeschakeld.
Deels volgen
de prioriteiten uit de aard van de systemen zelf. Zo kan ten
eerste relatief snel
een experiment begonnen worden met beeld en geluid op de site. (Project 18).
Ten tweede
kan zonder
probleem in maart gestart worden met beschikbaarstelling van
RYX. (Project 14 en 15) De toezeggingenregistratie
kan rond het zomerreces beschikbaar zijn. (Project 16)
Ten derde
is de samenvoeging
van STAR en Parlando voor het eind van het jaar haalbaar. Met name de gezamenlijke
invoer kan direct grote doelmatigheidswinst opleveren. De internetsite wint
belangrijk aan politieke betekenis. Mogelijke belemmering zijn de noodzakelijke
onderhandelingen met de Sdu, die zeker op korte
termijn onmisbaar zal zijn. Pas op iets langere termijn zal blijken of het
vervangende systeem in eigen beheer genomen kan worden. (Projecten 4 t/m
7)
Ten vierde
is het logisch
dat zelfs met grote inspanning het complex workflow-
en record managementsyateem pas medio 2003 beschikbaar
kan komen, als daar nu mee wordt begonnen. In de eerste helft van 2003 kan
dan worden ingespeeld op de veranderingen in werkwijzen (en mogelijk in organisatie)
bij Griffie en Diensten Commissieondersteuning. (Projecten 1 t/m 3)
Op de
vijfde plaats moet het begin
van het overleg over een geheel andere wijze van vervaardiging van verslagen
van de plenaire en commissievergaderingen genoemd worden. (Project 10, doorlopend
naar 11)
De projecten
onder IV. Kamerstukken, Handelingen en eindproducten
zullen pas op middellange termijn, dus vanaf 2004, aangepakt kunnen worden,
maar ondertussen is wel van belang dat er bij de voorafgaande projecten geen
beslissingen vallen die deze projecten storen.
Ten zesde
is het project
Digitalisering een vrij tijdloze aangelegenheid. (Project 8) Er moet ooit
mee begonnen worden, en na de besluitvorming zal het een jaar of zes duren
voordat men er mee gereed is. Bovendien is de Koninklijke Bibliotheek bereid
de regie van het werk op zich te nemen, zodat het Kamerapparaat niet belast
wordt.
Ten zevende
zal pas na
medio 2003 een studie kunnen beginnen naar interactief gebruik van de website
en naar de organisatorische, personele en formele voorwaarden waaraan (en
experiment) met vormen van interactiviteit zal moeten voldoen. Ook de wil
tot directe betrokkenheid van de Kamerleden zelf zal onderzocht moeten worden.
(Project 20)
Besturingsmodel,
van plan naar projecten
Voor alle projecten
zullen voorstellen gemaakt worden, óf door de ambtelijke dienst óf door aan
te trekken externe consultants. De Dienst Automatisering
heeft ondertussen ervaring opgedaan met het produceren van standaard-projectvoorstellen en kan behulpzaam zijn
om deze methodiek toe te passen op de onderhavige projecten. De capaciteit
van het kleine ambtelijke Kamerapparaat is niet voldoende om al deze projecten
in het gewenste tempo aan te kunnen, zodat daar extern in voorzien moet kunnen
worden waar nodig. De benodigde middelen (zowel personeel als financieel)
zullen nog ter beschikking moeten komen, want in de bestedingsplannen is
er geen rekening mee gehouden. Een en ander zal in de komende voorjaars- of najaarsnota geregeld moeten worden,
en – afhankelijk van het moment van besluitvorming – voor de wat verder wegliggende
prioriteiten in de raming 2003 dan wel in de voorjaarsnota van dat jaar.
De besluitvorming
over de projecten kan in handen worden gelegd van het Managementteam van
de Kamer, dat zich daartoe laat bijstaan door een nieuw ambtelijk voorportaal,
het Integraal Informatiseringberaad Tweede Kamer. In dit II-TK worden de hoofden van de DCO’s, DIV, Griffie, Voorlichting, DA en Communicatie opgenomen
en wordt plaats ingeruimd voor de directeur Stenografische Dienst. Het II-TK staat onder extern voorzitterschap.
Voor de vorming
op korte termijn van een interne projectorganisatie zou gebruik gemaakt kunnen
worden van de afdeling Informatieontwikkeling en -beheer (IO&B) van DIV.
Deze afdeling is voorzien bij de reorganisatie van DIV is maart vorig jaar,
maar daar was aanvankelijk nog geen invulling aan gegeven. Voor de afdeling
zijn drie fte’s beschikbaar, nadat één plaats
is gebruikt voor de beheerder van STAR.